改善檔案的利用方式

異地調閱、一處共享，紙質檔案生成電子件后，在電子檔案管理系統中集中存儲、統一管控，各分支成員可輕松在

系統中進行查詢、借閱，擴大了檔案的利用空間和利用效率；

檔案利用不再受時間、空間限制，利用者可以隨時隨地通過移動端在系統中利用檔案資源；

數字化加工流程：

 

1.      資料接收

在轉移之前，雙方共同完成資料的逐冊清點工作，清點核對無誤后，形成《移交清單》，將資料從檔案室移交到加工現場的臨時庫房。

 

2.      資料整理

資料拆分人員按照《資料整理工作說明書》的要求進行資料整理工作，并填寫移交清單（此移交清單是資料拆分人員和項目經理共同填寫）簽字后領取并進行資料整理。

 

3.      資料掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準和制作方的相關要求掃描。

 

4.      圖像處理

對掃描后的圖像進行糾偏、去黑邊、分頁、拼圖等處理，同時進行質檢圖像模糊、原稿殘缺、補掃、漏掃、圖片不完整、多圖重疊等圖像問題，以確保數字檔案的可閱讀性。

 

5.      圖像質檢

質檢人員對檔案處理后的圖像統一質檢，檢查圖像質量、有無漏頁、重復掃描等情況，發現問題及時改正補掃等等。

 

6.      檔案著錄

對整理合格后的檔案文本按件及每件相關內容按客戶要求進行著錄，方便檔案的管理與查閱。

 

7.      檔案著錄質檢

對著錄的信息、文件的頁號及頁數進行對比，對不合格的信息進行及時處理。

 

8.      成品轉換及備份

將掃描后的圖像按照客戶的要求轉成對應格式，方便數據掛接及檔案利用。并將掃描圖像及成品數據以硬盤、光盤等其它載體方式進行備份。

 

9.      檔案數據掛接

將掃描后的圖像成品與系統掛接，致得檔案管理系統可實現掃描件與系統的掛接，支持自動批量掛接。掛接后移交驗收小組驗收。

 

10.    檔案裝訂

按照檔案管理標準將每卷檔案的封面、卷內目錄、卷內文件裝訂，入檔案盒。

 

11.   檔案歸還

檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準或客戶單位的要求進行有序的整理，公司安排專人負責案卷合并與整理，還原檔案合格后移交給客戶單位，雙方簽字確認。